Comptabilité réglementée
Comptabilité en fidéicommis : le guide réglementaire que Dossio ne prétend pas encore automatiser
Un suivi de provision, un solde au dossier et une vraie comptabilité en fidéicommis ne sont pas la même chose. Ce guide résume les principaux registres et contrôles à prévoir avant de choisir un outil.
Guide réglementaire, Dossio n’offre pas encore le module de fidéicommis
À retenir avant tout
- Un compte en fidéicommis devient nécessaire lorsque l’avocat demande des avances d’honoraires ou de débours, ou transige des sommes pour le compte d’un client.
- La comptabilité d’administration et la comptabilité en fidéicommis doivent être distinctes et appuyées par les journaux, registres et pièces exigés.
- Un rapport comptable mensuel doit être complété pour chaque compte général détenu au cours du mois et accompagné du relevé de l’institution financière.
- Dossio ne produit pas aujourd’hui ces registres ni ces rapports. Son suivi de provision ne doit pas être utilisé comme comptabilité en fidéicommis.
Quand un compte en fidéicommis devient nécessaire
Le Barreau du Québec indique qu’il est obligatoire d’ouvrir un compte en fidéicommis dès qu’un avocat demande des avances d’honoraires et de débours ou transige des sommes en fidéicommis pour le compte d’un client. Le compte général doit être ouvert dans une succursale québécoise d’une institution financière qui respecte le règlement.
Les sommes reçues en fidéicommis doivent être déposées dès leur réception. Un compte particulier peut aussi être requis lorsque le client demande que les revenus produits par une somme lui soient remis. Son ouverture et ses mouvements suivent des règles particulières.
Les pièces du système comptable à distinguer
Faites glisser le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.
| Élément | Fonction | Contrôle à rechercher dans un logiciel |
|---|---|---|
| Journal de caisse recettes-déboursés en fidéicommis | Consigner les entrées et sorties du compte en ordre chronologique. | Traçabilité complète, date, montant, client, dossier, objet et pièce justificative. |
| Carte-client du compte général | Maintenir le solde distinct de chaque client et dossier. | Aucun mélange entre clients; total conciliable avec le compte général. |
| Carte-client du compte particulier | Suivre les sommes et revenus d’un compte ouvert pour un client précis. | Lien explicite au compte général et documents d’ouverture conservés. |
| Rapport comptable mensuel | Vérifier les journaux, les cartes-clients et le relevé pour chaque compte général. | Rapprochement reproductible, écarts expliqués, relevé joint et période verrouillée. |
| Rapport comptable annuel | Présenter les renseignements prescrits pour la période de 12 mois visée. | Format complet conforme à l’article 42 et export disponible lors d’une demande. |
| Registre des autres biens en fidéicommis | Consigner les biens non monétaires confiés à l’avocat. | Description, propriétaire, date de réception, conservation et remise documentées. |
Le contrôle mensuel qui devrait être démontrable
- 01
Fermer les écritures de la période
Vérifier que chaque recette et débours est complet, relié au bon client et appuyé par une pièce.
- 02
Comparer les cartes-clients
Additionner les soldes clients et enquêter immédiatement sur tout solde débiteur ou écart.
- 03
Faire la conciliation bancaire
Comparer le journal au relevé en tenant compte des chèques et recettes en circulation.
- 04
Expliquer et corriger les écarts
Conserver l’explication, la correction et la trace de l’approbation plutôt que d’écraser l’écriture.
- 05
Conserver le rapport et le relevé
Produire le rapport mensuel par compte général, joindre le relevé et respecter les délais de conservation.
Ce qu’il faut exiger d’un logiciel de fidéicommis
La présence d’un bouton « trust » ne démontre pas la conformité. Faites produire les rapports avec vos propres scénarios.
- Séparation structurelle entre administration et fidéicommis, avec droits d’accès distincts.
- Grand livre par client et par dossier, totalisant exactement le compte général.
- Journal d’audit qui conserve les corrections et les approbations sans effacer l’historique.
- Rapprochement mensuel entre relevé bancaire, journal et soldes des cartes-clients.
- Rapports mensuels et annuels contenant tous les renseignements prescrits et exportables.
- Gestion des comptes particuliers, des autres biens, des signataires et des pièces justificatives.
- Export complet, sauvegarde, restauration et conservation d’au moins la période applicable.
- Procédure de migration qui prouve la concordance de chaque solde client à la date de bascule.
Questions fréquentes
Dossio offre-t-il la comptabilité en fidéicommis?
Non. La version actuelle ne produit pas les journaux, cartes-clients et rapports exigés. Le suivi d’une provision dans Dossio est uniquement lié à la facturation.
Un rapport comptable mensuel est-il requis si le compte n’a pas bougé?
Le mode d’emploi du Barreau indique qu’un rapport mensuel doit être complété pour chaque compte général détenu au cours du mois. Vérifiez votre situation dans le règlement et les ressources du Barreau.
Combien de temps faut-il conserver les pièces?
Le Barreau indique notamment une conservation d’au moins sept ans pour plusieurs journaux, registres, rapports et pièces, avec un point de départ qui varie selon le type de document. Consultez les articles applicables avant de configurer la destruction.
Sources réglementaires et professionnelles
Sources consultées le 20 août 2026
- 01LégisQuébec
- 02Barreau du Québec
- 03Barreau du Québec
- 04Barreau du Québec
Information générale seulement. Le règlement complet, les directives du Barreau et les faits propres à votre pratique prévalent. Faites valider votre système et vos procédures par les personnes professionnelles appropriées.