Conditions d’utilisation

1. Qui contracte avec vous

Dossio est exploité par [dénomination à compléter] — « nous », « Dossio ». Le cabinet ou le professionnel qui ouvre un compte est « vous ».

Ces conditions forment le contrat entre nous. Elles s’appliquent dès que vous ouvrez un compte, y compris pendant l’essai gratuit et pendant la bêta fermée. La politique de confidentialité et la page Où sont vos données en font partie intégrante.

2. Ce que Dossio fait, et ce qu’il ne fait pas

Dossio est un logiciel de gestion de cabinet destiné aux avocats du Québec : dossiers, contacts, recherche de conflits, calcul de délais, saisie du temps, débours, facturation avec TPS et TVQ, documents, agenda et rapports.

Trois choses que Dossio n’est pas, et qu’aucune page de vente ne dira autrement :

• Ce n’est pas un conseil juridique. Le logiciel ne donne aucun avis, ne pose aucun diagnostic et ne remplace jamais votre jugement professionnel. Vous demeurez seul responsable envers vos clients, envers les tribunaux et envers le Barreau.
• Ce n’est pas un logiciel de comptabilité en fidéicommis. La version actuelle ne comporte aucun module de fidéicommis et ne doit pas servir à tenir les registres exigés par le Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats (RLRQ, c. B-1, r. 5). Vous devez tenir ces registres ailleurs.
• Ce n’est approuvé ni certifié par personne. Le Barreau du Québec ne certifie aucun logiciel de gestion de cabinet. Nous n’écrirons jamais le contraire, et si vous lisez une telle affirmation quelque part à notre sujet, elle est fausse.

3. Le calculateur de délais

Le calculateur applique les règles du Code de procédure civile à partir d’une table de jours non juridiques. Il constitue une aide au calcul. La vérification du délai demeure votre obligation professionnelle, et vous ne devez inscrire aucune échéance à votre agenda sur la seule foi du résultat affiché.

Deux garde-fous existent dans le produit, et nous les décrivons ici pour que vous sachiez sur quoi compter : les jours non juridiques sont une donnée contresignée par un avocat plaideur avant d’être tenue pour valide, et le calculateur refuse de produire un résultat pour une année dont la table n’a pas été validée, plutôt que de deviner. Un refus d’affichage est un comportement normal, pas une panne.

4. Qui peut ouvrir un compte

Dossio s’adresse aux professionnels du droit et à leur personnel, dans un cadre professionnel. En ouvrant un compte, vous confirmez avoir la capacité de contracter et, s’il y a lieu, le pouvoir d’engager le cabinet que vous inscrivez.

Le cabinet est responsable des personnes qu’il invite dans son compte : leurs accès, leurs droits, et le retrait de ces accès au départ d’un membre. Un compte est nominatif et ne se partage pas — le journal d’audit n’a de valeur que si chaque geste porte le nom d’une personne réelle.

5. La double authentification n’est pas une option

Le second facteur est exigé pour tout accès aux données, sans exception, sans dérogation temporaire et sans écran de contournement. Cette exigence n’est pas seulement dans l’interface : elle est inscrite dans les règles d’accès de la base de données. Un compte qui n’a pas franchi son second facteur ne lit rien. Vous êtes responsable de la garde de vos facteurs et de vos codes de récupération; leur perte peut entraîner la perte d’accès au compte, et nous ne pouvons pas la contourner pour vous.

6. Vos données vous appartiennent

Tout ce que vous inscrivez dans Dossio — dossiers, contacts, notes, documents, entrées de temps, factures — demeure votre propriété et celle de vos clients. Nous n’en acquérons aucun droit.

Vous nous accordez uniquement la licence technique nécessaire pour héberger, transmettre, sauvegarder et afficher ces données afin de vous fournir le service. Cette licence n’a aucune autre finalité. En particulier :

• nous ne vendons ni ne louons vos données, à personne, jamais;
• nous ne les utilisons pas pour entraîner, affiner ou évaluer un modèle d’intelligence artificielle, ni pour le compte d’un tiers;
• aucune personne chez Dossio ne consulte le contenu de vos dossiers, sauf à votre demande écrite, pour la durée d’une intervention de soutien précise, et l’accès est journalisé.

7. Secret professionnel

Nous savons que le contenu de votre compte est couvert par le secret professionnel. Nous nous engageons à le traiter comme tel, à ne le divulguer à personne et à vous aviser sans délai de toute demande d’une autorité visant vos données, sauf si la loi nous interdit de vous en informer — afin que vous puissiez faire valoir le secret professionnel, ce qui vous appartient et non à nous.

Nos fournisseurs d’infrastructure et leur pays de siège sont énumérés sur la page Où sont vos données, y compris le fait que plusieurs sont des sociétés américaines soumises au CLOUD Act même lorsque les serveurs se trouvent à Montréal. Nous préférons l’écrire que le taire.

Le respect de vos propres obligations déontologiques — conflits d’intérêts, conservation des dossiers, confidentialité envers vos clients — demeure le vôtre. Aucune fonction du logiciel ne vous en décharge.

8. Ce que vous vous engagez à faire

• utiliser Dossio de façon licite et conforme à vos obligations professionnelles;
• garder vos identifiants et vos facteurs d’authentification confidentiels;
• n’y verser que des renseignements que vous avez le droit d’y verser, et nous aviser sans délai si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte;
• ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité, d’accéder aux données d’un autre cabinet, d’effectuer des tests d’intrusion sans notre autorisation écrite, ni de rétroconcevoir le service;
• ne pas revendre l’accès au service ni l’exploiter pour le compte de cabinets tiers sans entente écrite avec nous.

9. Prix, taxes et facturation

Le prix est établi par cabinet, selon le nombre d’avocats qui y pratiquent. Vos adjointes, techniciens juridiques et stagiaires ont accès au service sans frais et sans limite de nombre. Chaque palier donne accès à l’intégralité des fonctionnalités : un palier supérieur couvre plus d’avocats, il ne débloque aucune fonction.

• Un avocat : 69 $ par mois, ou 59 $ par mois avec la facturation annuelle.
• Deux ou trois avocats : 169 $ par mois, ou 149 $ par mois avec la facturation annuelle.
• Quatre à six avocats : 299 $ par mois, ou 269 $ par mois avec la facturation annuelle.
• Sept à dix avocats : 449 $ par mois, ou 399 $ par mois avec la facturation annuelle.

Au-delà de dix avocats, chaque avocat additionnel est facturé 45 $ par mois, ou 39 $ par mois avec la facturation annuelle. Ces montants sont en dollars canadiens et excluent la TPS et la TVQ, qui s’ajoutent à la facture. Le stockage inclus est de 500 Go par cabinet; au-delà, chaque tranche de 100 Go est facturée 15 $ par mois.

L’abonnement est facturé d’avance. Le passage à un palier supérieur en cours de période est facturé au prorata et prend effet immédiatement; le retour à un palier inférieur prend effet à la période suivante et ne donne pas lieu à un remboursement de la période en cours. Lorsque le nombre d’avocats dépasse votre palier, nous vous le signalons et vous proposons le palier correspondant : nous ne facturons jamais un palier supérieur sans votre accord.

Nous pouvons modifier nos prix. Une hausse ne s’applique qu’après un préavis d’au moins 60 jours transmis par courriel, jamais en cours de période déjà payée, et elle vous ouvre le droit de résilier sans frais avant sa prise d’effet.

Exception — le tarif de votre cabinet est verrouillé. Le prix en vigueur au moment de votre abonnement demeure le vôtre tant que celui-ci reste actif, même si nos prix augmentent par la suite. Une hausse ne s’applique donc qu’aux nouveaux abonnements, et le préavis de 60 jours ci-dessus ne concerne que les cas où nous devrions rompre ce verrouillage — auquel cas votre droit de résilier sans frais s’applique intégralement. Si votre abonnement est résilié puis repris, c’est le tarif en vigueur à la reprise qui s’applique.

10. Essai, reconduction et résiliation

L’essai dure 14 jours et ne demande aucune carte de crédit. À son terme, l’accès s’interrompt : aucun montant n’est prélevé automatiquement, parce qu’aucun moyen de paiement ne nous a été confié. Il n’y a rien à annuler pour éviter d’être facturé.

L’abonnement payant se reconduit ensuite automatiquement, mensuellement ou annuellement selon votre choix. Nous nous engageons à vous transmettre un avis de reconduction par courriel au moins 30 jours avant chaque renouvellement annuel, indiquant la date et le montant à venir.

Vous pouvez résilier en tout temps depuis votre compte, sans nous parler et sans motif. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée. L’abonnement mensuel en cours n’est pas remboursé; l’abonnement annuel est remboursé au prorata des mois entiers non entamés.

Résilier doit être aussi simple que s’abonner. Si la fonction de résiliation en libre service n’est pas disponible au moment où vous la cherchez, écrivez-nous à bonjour@dossio.ca : la résiliation prend alors effet à la date de votre courriel, et non à la date de notre réponse.

11. Sortir vos données

Vous pouvez obtenir l’intégralité de vos données — dossiers, contacts, entrées de temps, factures et documents — dans un format ouvert et exploitable, en tout temps, sans frais de sortie et sans avoir à motiver votre demande.

Tant que l’exportation en libre service n’est pas offerte dans les paramètres du compte, elle se fait sur demande écrite et nous la livrons dans les 15 jours.

Après la résiliation, vos données demeurent récupérables pendant 90 jours. Passé ce délai, elles sont détruites ou anonymisées selon les échéanciers décrits à la politique de confidentialité. Prenez votre copie avant de partir : nous ne pouvons pas garantir de pouvoir reconstituer un compte fermé.

12. Disponibilité et modifications du service

Nous visons une disponibilité continue et nous effectuons l’entretien planifié en dehors des heures ouvrables lorsque c’est possible. Nous ne souscrivons pas, à ce stade, d’engagement chiffré de disponibilité : nous préférons ne rien promettre plutôt que de promettre un chiffre que nous ne mesurons pas encore.

Le service évolue. Nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des fonctions. Le retrait d’une fonction que vous utilisez fait l’objet d’un préavis d’au moins 60 jours, sauf s’il est requis pour des motifs de sécurité ou de conformité.

13. Bêta fermée

Dossio est actuellement offert à un nombre restreint de cabinets en bêta fermée. Pendant cette phase, des fonctions peuvent apparaître, changer ou disparaître plus rapidement qu’après le lancement, et certaines fonctions annoncées ne sont pas encore livrées. Les engagements de sécurité, de confidentialité et de sortie des données du présent contrat s’appliquent intégralement dès maintenant : ce sont précisément ceux qui ne peuvent pas attendre une version 1.0. Si vos données de bêta sont de véritables dossiers de clients, maintenez la copie de sauvegarde que votre pratique exige de toute façon.

14. Garanties

Nous fournissons le service avec la compétence et la diligence raisonnables. Sous réserve de la section suivante et des garanties que la loi rend impératives, le service est fourni tel quel : nous ne garantissons pas qu’il sera exempt d’erreurs, ininterrompu, ni adapté à un usage particulier que vous auriez en tête sans nous l’avoir dit.

15. Limitation de responsabilité

Ce que nous ne pouvons pas exclure, et n’excluons pas. L’article 1474 du Code civil du Québec interdit d’exclure ou de limiter sa responsabilité pour une faute intentionnelle ou une faute lourde, ainsi que pour le préjudice corporel ou moral. Rien dans les présentes ne prétend le faire, et aucune stipulation ne doit se lire comme y dérogeant.

Sous cette réserve, notre responsabilité totale à votre égard, tous motifs confondus et pour l’ensemble d’une période de douze mois, est limitée au plus élevé des deux montants suivants : les sommes que vous nous avez versées au cours des douze mois précédant le fait générateur, ou 5 000 $.

Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects — perte de profits, perte de clientèle, perte de chance, atteinte à la réputation — même si leur possibilité nous avait été signalée.

Nous ne sommes pas non plus responsables des conséquences d’une échéance manquée lorsque celle-ci découle d’une donnée que vous avez saisie, d’un délai que vous n’avez pas vérifié, ou d’un résultat que le calculateur a refusé de produire et qui n’a pas été calculé autrement. La vérification des délais demeure un acte professionnel.

16. Suspension et résiliation par nous

Nous pouvons suspendre ou résilier un compte en cas de défaut de paiement non corrigé après avis, d’usage illicite, ou de conduite qui compromet la sécurité du service ou les données d’autres cabinets. Sauf urgence de sécurité, nous vous avisons d’abord et vous laissons un délai raisonnable pour corriger la situation. Nous pouvons aussi mettre fin au service pour des motifs d’affaires, moyennant un préavis d’au moins 90 jours. Dans tous les cas, le délai de récupération des données prévu à la section 11 s’applique, et les sommes payées d’avance pour une période non fournie vous sont remboursées.

17. Modification des conditions

Nous pouvons modifier ces conditions. Une modification importante vous est annoncée par courriel au moins 30 jours avant sa prise d’effet, avec l’indication de ce qui change. Si elle vous est défavorable, vous pouvez résilier sans frais avant qu’elle prenne effet et obtenir le remboursement de la portion payée d’avance. La poursuite de l’utilisation après la prise d’effet vaut acceptation. La version en vigueur est toujours celle publiée à cette adresse, avec son numéro de version et sa date.

18. Force majeure et cession

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par une force majeure au sens de l’article 1470 du Code civil du Québec. Vous ne pouvez céder ce contrat sans notre accord écrit; nous pouvons le céder dans le cadre d’une réorganisation ou de la vente de l’entreprise, auquel cas nous vous en avisons et vous pouvez résilier sans frais dans les 30 jours si le cessionnaire ne reprend pas les engagements de sécurité et de confidentialité des présentes.

19. Droit applicable, langue et divers

Ce contrat est régi par le droit applicable au Québec et relève des tribunaux du Québec.

Le français est la langue du contrat. Toute traduction n’est fournie que par courtoisie; en cas de divergence, la version française prévaut.

Si une clause est jugée nulle ou inapplicable, les autres demeurent en vigueur. Notre tolérance à l’égard d’un manquement ne vaut pas renonciation. Ces conditions, la politique de confidentialité et la page Où sont vos données constituent l’entente complète entre nous quant à leur objet.

20. Nous joindre

Pour toute question sur ce contrat, écrivez à bonjour@dossio.ca. Pour une question de protection des renseignements personnels, voyez la politique de confidentialité, qui indique le responsable désigné et la façon de le joindre.